Mer enn prislappen: En guide til TCO

En guide for ledere til de virkelige kostnadene ved bytte av samhandlingsplattform

Når bedrifter vurderer å bytte samhandlingsplattform, er lisenskostnader ofte det første som fanger oppmerksomheten. Men for å virkelig forstå den økonomiske påvirkningen av et slikt skifte, må ledere se utover den umiddelbare prislappen og analysere de totale eierkostnadene (TCO – Total Cost of Ownership). Dette gjelder spesielt når man sammenligner giganter som Google Workspace og Microsoft 365, samt vurderer andre alternativer.

Hva er egentlig TCO for en samhandlingsplattform?

TCO inkluderer alle kostnader knyttet til anskaffelse, implementering, bruk og vedlikehold av en plattform gjennom dens levetid. Å overse noen av disse komponentene kan føre til uventede utgifter og et dårligere beslutningsgrunnlag.

Direkte kostnader: Lisenser og abonnementer

Dette er den mest åpenbare kostnaden.

• Google Workspace: Tilbyr vanligvis enklere og mer forutsigbare prisplaner. Fra Business Starter til Enterprise-nivåer, er funksjonalitet og lagringsplass tydelig definert per bruker. Dette kan gjøre budsjettering enklere, spesielt for voksende bedrifter.
• Microsoft 365: Har et bredt spekter av planer (Business Basic, Standard, Premium, E3, E5 osv.) som kan virke komplekst. Mens dette gir fleksibilitet, kan det også gjøre det vanskeligere å finne den mest kostnadseffektive løsningen uten grundig analyse. Tilleggstjenester som avansert sikkerhet eller analyseverktøy kan fort øke prisen.

Indirekte kostnader: Der de virkelige forskjellene ofte ligger

Det er i de indirekte kostnadene mange bedrifter feilberegner.

1. Migrering og implementering:

   • Kompleksiteten ved å flytte data (e-post, filer, kalendere) varierer. Migrering til Google Workspace fra eldre systemer eller til og med Microsoft 365 kan ofte være mer strømlinjeformet takket være gode migreringsverktøy og en enklere arkitektur.
   • Microsoft 365-migreringer, spesielt fra eldre on-premise Exchange-servere eller komplekse SharePoint-strukturer, kan kreve mer spesialisert kompetanse og tid.

2. Opplæring og adopsjon:

   • Google Workspace er kjent for sitt intuitive og brukervennlige grensesnitt, som ofte fører til raskere brukeradopsjon og lavere opplæringskostnader. Mange ansatte er allerede kjent med Gmail og Google Drive fra privat bruk.
   • Microsoft 365, med sin lange historie og omfattende applikasjonssuite (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint, etc.), kan ha en brattere læringskurve for noen funksjoner, spesielt hvis bedriften tar i bruk hele bredden av tjenester. Selv om mange kjenner Office-pakken, er administrasjon og samhandling i skyen annerledes.

3. Drift og administrasjon:

   • Google Workspace Admin console er sentralisert og web-basert, noe som ofte reduserer behovet for dyptgående teknisk ekspertise for daglig administrasjon. Oppdateringer rulles ut sømløst i bakgrunnen.
   • Microsoft 365 kan kreve mer spesialisert IT-personell, spesielt for konfigurasjon av Exchange Online, SharePoint, Intune, og bruk av PowerShell for avanserte administrative oppgaver. Dette kan bety høyere personalkostnader eller behov for eksterne konsulenter.

4. Tredjepartsapper og integrasjoner:

   • Begge plattformer har store markedsplasser for apper. Vurder hvilke kjernebehov som dekkes "ut av boksen".
   • Google Workspace fokuserer på sømløs integrasjon mellom sine egne apper (Gmail, Drive, Calendar, Meet, Chat), noe som kan redusere behovet for visse tredjepartsverktøy.
   • Microsoft 365 tilbyr en enorm bredde, men noen ganger kan bedrifter betale for funksjoner de aldri bruker, eller finne at de likevel trenger spesifikke tredjepartsløsninger for å fylle nisjebehov.

5. Sikkerhet og etterlevelse:

   • Begge plattformer tilbyr robuste sikkerhetsfunksjoner.
   • Google Workspace har en moderne, skybasert sikkerhetsarkitektur som er bygget fra grunnen av for å beskytte mot dagens trusler. Deres fokus på AI-drevet trusseldeteksjon er en stor fordel.
   • Microsoft 365 har mange avanserte sikkerhets- og etterlevelsesverktøy, spesielt i de dyrere E5-planene. For noen bedrifter, spesielt de med strenge bransjekrav, kan dette være avgjørende, men det kommer ofte med en høyere prislapp og økt kompleksitet i konfigurasjonen.

Hvordan Google Workspace kan tilby en lavere TCO

Selv om lisensprisen er sammenlignbar på papiret, kan Google Workspace ofte levere en lavere total eierkostnad gjennom:

• Raskere brukeradopsjon og mindre opplæringsbehov.
• Redusert administrativ byrde takket være et enklere administrasjonsgrensesnitt.
• Færre skjulte kostnader knyttet til komplekse konfigurasjoner eller behov for dyre spesialister.
• Transparent og forutsigbar prising.
• Sterk innebygd sikkerhet som kan redusere behovet for enkelte tredjeparts sikkerhetsverktøy.

Konklusjon: Regnestykket er unikt for din bedrift

Å velge riktig samhandlingsplattform er en strategisk beslutning. Ikke la deg blende av listepriser alene. En grundig TCO-analyse vil avdekke den virkelige verdien og de langsiktige kostnadene. Vurder faktorer som bedriftskultur, eksisterende IT-kompetanse, vekstplaner og spesifikke bransjekrav.

Hos Akari hjelper vi deg med å kartlegge dine behov og gjennomføre en detaljert TCO-analyse, slik at du kan ta en informert beslutning som tjener bedriften din best – og vi er ikke redde for å vise deg hvordan Google Workspace kan være det smarteste valget for fremtiden.