Den store migreringen

Din handlingsplan for et smidig og sikkert bytte av samhandlingsplattform

Å bytte samhandlingsplattform er en betydelig avgjørelse for enhver bedrift. Utover valg av teknologi, er selve migreringsprosessen kritisk for suksess. En dårlig planlagt migrering kan føre til tap av data, produktivitetstap, frustrerte ansatte og sikkerhetsrisikoer. Men med en god handlingsplan kan overgangen bli en positiv transformasjon. Dette gjelder enten du flytter fra et eldre system, Microsoft 365, eller en annen løsning, og vurderer Google Workspace som din nye plattform.

Før du starter: Den avgjørende planleggingsfasen

Grundig planlegging er mer enn halve jobben. Å hoppe bukk over dette stadiet er å be om trøbbel.

1. Definere mål og omfang (Scope):

   • Hva ønsker dere å oppnå med byttet? Bedre samarbeid, lavere kostnader, økt sikkerhet, mer moderne verktøy?
   • Hvilke data skal migreres (e-post, filer, kalendere, kontakter, arkiver)? Hvor langt tilbake i tid?
   • Hvilke brukere og avdelinger er involvert? Skal alle migreres samtidig?

2. Kartlegge data, brukere og arbeidsflyter:

   • Analyser datamengder, filtyper og strukturer. Er det spesielle hensyn (f.eks. store filer, komplekse delingstillatelser, spesialformater)?
   • Forstå hvordan brukerne jobber i dag. Hvilke prosesser er avhengige av den nåværende plattformen? Dette er spesielt viktig for å sikre god brukeradopsjon senere.

3. Velge riktig migreringsstrategi:

   • Big Bang: Alle brukere migreres over en kort periode (f.eks. en helg). Fordelen er at alle er på ny plattform raskt. Ulempen er høyere risiko og større potensiell påvirkning hvis noe går galt.
   • Faset utrulling (Phased Rollout): Migrering skjer i grupper/avdelinger over tid. Fordelen er lavere risiko, mulighet for læring underveis, og enklere support. Ulempen er at man i en periode må håndtere to systemer parallelt.
   • For migrering til Google Workspace er begge strategier mulige, og valget avhenger av bedriftens størrelse og kompleksitet.

4. Vurdere migreringsverktøy:

   • Native verktøy: Google Workspace tilbyr egne, ofte kostnadsfrie, migreringsverktøy (f.eks. for migrering fra Exchange, IMAP-servere, og til og med SharePoint/OneDrive). Disse er ofte tilstrekkelige for mange scenarioer.
   • Tredjepartsverktøy: For mer komplekse migreringer, eller hvis man har spesifikke krav, kan spesialiserte tredjepartsverktøy være nødvendig. Disse kan tilby mer granulerær kontroll og avansert rapportering.

Gjennomføringsfasen: Steg for steg mot ny plattform

Når planen er klar, begynner det tekniske arbeidet.

1. Teknisk forberedelse og testing (Pilot):

   • Konfigurer den nye plattformen (f.eks. Google Workspace-domenet, brukerorganisasjon, sikkerhetsinnstillinger).
   • Gjennomfør en pilotmigrering med en liten gruppe testbrukere. Dette er uvurderlig for å identifisere uforutsette problemer og finjustere prosessen.

2. Datamigrering:

   • E-post: Overføring av e-poster, mapper, og noen ganger regler.
   • Filer: Migrering av personlige filer (f.eks. fra OneDrive til Google Drive "Min Disk") og delte filer (f.eks. fra SharePoint til Delte Drev i Google Workspace). Vær nøye med å bevare filstruktur og tillatelser så langt det er mulig.
   • Kalendere og kontakter: Sørg for at møter og kontaktlister overføres korrekt.

3. Identitets- og tilgangsstyring:

   • Hvordan skal brukere logge på? Skal det settes opp Single Sign-On (SSO) med eksisterende identitetsleverandør (f.eks. Entra ID/Azure AD)? Google Workspace støtter dette fullt ut.
   • Konfigurer tofaktorautentisering (2FA/MFA) for alle brukere – et kritisk sikkerhetstiltak.

4. Sikkerhetskonfigurasjon:

   • Tilpass sikkerhetsinnstillingene i Google Workspace Admin console etter bedriftens policyer (f.eks. regler for fildeling, passordpolicy, datatapforebygging (DLP)). Google tilbyr mange avanserte sikkerhetsfunksjoner som bør aktiveres og konfigureres riktig.

Etter migreringen: Sikre suksess og verdi

Jobben er ikke gjort når dataene er flyttet. Fokus må nå rettes mot brukerne.

1. Opplæring og brukerstøtte:

   • Tilby grundig opplæring tilpasset ulike brukergrupper. Google Workspace har et intuitivt grensesnitt som mange raskt blir komfortable med, men god opplæring i nye arbeidsmåter og samarbeidsfunksjoner er viktig.
   • Sørg for tilgjengelig brukerstøtte (helpdesk) for å håndtere spørsmål og problemer i overgangsperioden.

2. Endringsledelse og kommunikasjon:

   • Kommuniser tydelig gjennom hele prosessen: Hvorfor bytter dere? Hva er fordelene? Hva forventes av den enkelte?
   • Involver superbrukere ("champions") som kan hjelpe kolleger og fremme positivitet rundt endringen.

3. Monitorering og optimalisering:

   • Følg med på bruken av den nye plattformen. Identifiser områder der ytterligere opplæring eller justeringer er nødvendig.
   • Samle tilbakemeldinger fra brukerne for kontinuerlig forbedring.

Vanlige fallgruver – og hvordan unngå dem

• Utilstrekkelig planlegging: Den vanligste feilen.
• Dårlig kommunikasjon: Fører til usikkerhet og motstand.
• Manglende opplæring: Brukere utnytter ikke plattformens potensial.
• Ignorere sikkerhetsaspekter: Kan føre til datalekkasjer.
• Undervurdere kompleksiteten i datamigrering: Spesielt for store datamengder eller komplekse strukturer.

Hvorfor migrering til Google Workspace kan være enklere enn du tror

Med en erfaren partner som Akari, kan overgangen til Google Workspace være overraskende smidig. Google har investert tungt i robuste migreringsverktøy, og plattformens skybaserte natur forenkler mange av de tekniske aspektene. Vårt fokus på planlegging, sikkerhet og brukervennlighet sikrer at din bedrift raskt kan dra nytte av fordelene Google Workspace tilbyr.

En vellykket migrering handler ikke bare om å flytte bits og bytes; det handler om å legge grunnlaget for en mer produktiv, samarbeidsorientert og sikker fremtid for bedriften din. Ta kontakt med Akari, så hjelper vi deg med å navigere "den store migreringen" trygt i havn.