Google Workspace for håndverkere: Enklere hverdag fra tilbud til faktura

Google Workspace for håndverkere: Enklere hverdag fra tilbud til faktura

Driver du et håndverkerfirma og kjenner på at papirarbeid, koordinering og kommunikasjon stjeler tid fra det du egentlig vil drive med – selve håndverket? I en travel hverdag med befaringer, kundekontakt, materialinnkjøp og selve jobben, kan administrative oppgaver fort bli en flaskehals. Men hva om du kunne forenkle mye av dette med verktøy du kanskje allerede kjenner til, eller som er enkle å ta i bruk?

Google Workspace (tidligere G Suite) er en pakke med skybaserte verktøy som kan revolusjonere måten håndverkerbedriften din jobber på. Tenk deg enklere tilbudsskriving, sømløs deling av prosjektinformasjon, og mer effektiv kommunikasjon – alt samlet på ett sted, tilgjengelig uansett hvor du er.

Hør vår podcastepisode for håndverkere

Vi har også laget en episode av Akaripodden hvor vi diskuterer hvordan Google Workspace kan forenkle hverdagen for håndverkere, med praktiske tips fra tilbud til faktura. Lytt her:

Som din IT-partner hjelper Akari deg ikke bare med å sette opp Google Workspace, men også med å skreddersy løsningene slik at de passer perfekt til din bedrifts unike behov. Vi forstår utfordringene i håndverkerbransjen og kan vise deg hvordan du får mest mulig ut av disse kraftige verktøyene.

Fra første befaring til godkjent tilbud

En profesjonell og ryddig tilbudsprosess er avgjørende for å vinne nye oppdrag. Med Google Workspace kan du:

• Ta notater og bilder under befaring:
  • Bruk Google Keep på mobilen for raske notater, sjekklister og bilder under befaring. Alt synkroniseres automatisk og er tilgjengelig på PC-en når du kommer tilbake til kontoret.
• Lage profesjonelle tilbud:
  • Bruk Google Docs til å lage og tilpasse profesjonelle tilbudsmaler med din logo og bedriftsinformasjon. Du kan enkelt sette inn standardtekster og prislister.
  • Regn ut priser og materialkostnader i Google Sheets. Lag enkle kalkyler som kan kobles til tilbudsdokumentet ditt.
• Dele tilbud sikkert:
  • Send tilbudet som en PDF-fil direkte fra Google Docs via Gmail, eller del en link til dokumentet via Google Drive med lesetilgang for kunden. Du har full kontroll på hvem som ser hva.

Profftips: Lag en egen mappe i Google Drive for "Tilbudsmaler" og en for "Sendte Tilbud" sortert på kunde eller prosjektnummer. Da har du full oversikt!

Sømløs prosjektgjennomføring og samarbeid

Når tilbudet er akseptert, starter selve jobben. God kommunikasjon og organisering er nøkkelen til et vellykket prosjekt.

• Prosjektplanlegging og tidsstyring:
  • Bruk Google Calendar til å planlegge oppdrag, sette av tid til materialinnkjøp, og koordinere med eventuelle underleverandører eller kolleger. Delte kalendere gir alle oversikt.
  • Lag enkle fremdriftsplaner eller oppgavelister i Google Sheets eller Google Tasks (integrert i Gmail og Calendar).
• Dokumentasjon og bildedeling:
  • Opprett en egen prosjektmappe i Google Drive for hvert oppdrag. Her lagrer du alt fra kontrakter og tegninger til bilder av fremdrift og ferdigstilt arbeid.
  • Ta bilder med mobilen og last dem direkte opp til riktig prosjektmappe i Google Drive-appen. Enkelt å dele med kunden for dokumentasjon.
• Effektiv kommunikasjon:
  • Bruk Gmail for all formell kundekommunikasjon.
  • For raske beskjeder og intern koordinering med kolleger er Google Chat et supert verktøy. Del filer, still spørsmål og få raske svar.
  • Trenger dere et videomøte for å diskutere detaljer? Google Meet er integrert og lett å bruke, både internt og med kunder eller leverandører.

Profftips: Gi kunden tilgang til en spesifikk mappe i Google Drive hvor dere deler bilder av fremdriften. Dette bygger tillit og holder kunden informert.

Enkel fakturering og oppfølging

Når jobben er gjort, skal betalingen inn. En ryddig faktureringsprosess er viktig for likviditeten.

• Lag fakturaer basert på tilbud:
  • Du kan enkelt kopiere informasjonen fra tilbudet ditt i Google Docs over til en fakturamal.
  • Bruk Google Sheets for å holde oversikt over sendte fakturaer, betalingsstatus og forfallsdatoer.
• Send faktura profesjonelt:
  • Lagre fakturaen som PDF og send den via Gmail. Bruk maler for e-posten for å spare tid.
• Dokumentlagring:
  • Arkiver alle fakturaer digitalt i Google Drive for enkel gjenfinning og regnskapsføring.

Profftips: Sett opp automatiske påminnelser i Google Calendar for oppfølging av ubetalte fakturaer.

Hvorfor velge Google Workspace med Akari som partner?

Google Workspace gir deg verktøyene, men Akari gir deg kunnskapen og støtten for å maksimere verdien. Vi hjelper deg med:

• Oppsett og migrering: Vi sørger for en smidig overgang til Google Workspace.
• Tilpasning: Vi hjelper deg å sette opp maler, mappestrukturer og rutiner som passer din håndverkerbedrift.
• Opplæring: Vi lærer deg og dine ansatte hvordan dere bruker verktøyene mest effektivt.
• Support: Har du spørsmål eller trenger hjelp, er vi der for deg.

Vi i Akari brenner for å gjøre IT enkelt og lønnsomt for bedrifter som din. Vi vet at riktig bruk av teknologi kan frigjøre verdifull tid og redusere stress.

Oppsummering: Din digitale verktøykasse

Google Workspace er mer enn bare e-post og dokumenter. Det er en komplett digital verktøykasse som kan hjelpe deg å drive håndverkerbedriften din mer effektivt – fra første kundekontakt til jobben er gjort og betalt.

• Spar tid på administrative oppgaver.
• Forbedre kommunikasjonen internt og med kunder.
• Øk profesjonaliteten med ryddige tilbud og fakturaer.
• Ha full oversikt og tilgang til all informasjon, uansett hvor du er.

Klar for å ta steget mot en enklere og mer digital arbeidshverdag? Kontakt Akari i dag for en prat om hvordan Google Workspace kan transformere din håndverkerbedrift!