Kan ikke plattformen min gjøre DET?

Slik løser du kritiske funksjonsmangler ved bytte av samhandlingsplattform

Følelsen er frustrerende kjent for mange: Du prøver å utføre en oppgave, bare for å oppdage at samhandlingsplattformen din har begrensninger du ikke var klar over, eller som rett og slett hindrer effektivt arbeid. Slike funksjonsmangler er en vanlig drivkraft bak ønsket om å bytte plattform. Enten du vurderer å gå fra Microsoft 365 til Google Workspace, eller omvendt, er det viktig å forstå hvordan du kan identifisere og løse disse manglene.

Vanlige frustrasjoner med Microsoft 365 – og hvordan Google Workspace kan være løsningen

Microsoft 365 er en kraftig suite, men dens bredde og arv kan også føre til visse gnisninger for brukere:

1. Kompleksitet og "oppblåsthet":

   • Frustrasjonen: Mange brukere opplever M365 som unødvendig komplisert, med et vell av funksjoner og apper de aldri bruker. Administrasjonsgrensesnittene kan være mange og fragmenterte.
   • Google Workspace-løsningen: Google har alltid fokusert på enkelhet og brukervennlighet. Grensesnittet er rent, intuitivt og konsistent på tvers av applikasjoner som Gmail, Drive, Docs, Sheets, og Meet. Dette gir en strømlinjeformet opplevelse som ofte oppleves som mer effektiv.

2. Begrensninger og utfordringer med Outlook/Exchange:

   • Frustrasjonen: Tradisjonelle utfordringer som 50GB OST-filgrenser, synkroniseringsproblemer, treghet i online-modus, og tungrodd administrasjon av delte postbokser eller signaturer er gjengangere. "Nye Outlook" har også møtt blandet mottakelse.
   • Google Workspace-løsningen: Gmail er bygget for skyen, med robust søk, store postbokser som standard, og ingen tunge klientfiler som må synkroniseres på samme måte. Samarbeid rundt e-post (f.eks. delte innbokser via Google Grupper) er ofte mer fleksibelt.

3. Administrasjonsbyrde:

   • Frustrasjonen: Å administrere M365 kan kreve betydelig PowerShell-kunnskap for oppgaver som burde vært enkle i et GUI. Lisensiering og de mange administrasjonsportalene kan være forvirrende.
   • Google Workspace-løsningen: Google Admin console er sentralisert og web-basert, designet for at administratorer raskt skal kunne utføre oppgaver uten behov for dyp teknisk koding for standard operasjoner.

4. Samhandling i sanntid – noen ganger med forbehold:

   • Frustrasjonen: Selv om Teams og SharePoint Online tilbyr sanntidssamhandling, kan brukere noen ganger oppleve forsinkelser eller konflikter, spesielt i eldre Office-dokumentformater eller ved komplekse dokumenter.
   • Google Workspace-løsningen: Sanntidssamarbeid er kjernen i Google Docs, Sheets og Slides. Plattformen ble bygget for dette fra starten, noe som gir en overlegen og sømløs opplevelse når flere jobber samtidig i samme dokument.

Vanlige bekymringer ved bytte fra Google Workspace – og hvordan de kan adresseres

Selv om Google Workspace tilbyr mange fordeler, kan de som vurderer å bytte fra Google Workspace ha egne bekymringer:

1. Behov for avanserte desktop-applikasjoner:

   • Bekymringen: Noen brukere, spesielt "power users" av Excel eller Word, føler at web-appene til Google ikke fullt ut kan erstatte funksjonaliteten i Microsofts desktop-applikasjoner.
   • Adressering: Google Docs, Sheets og Slides har blitt utrolig kraftige og dekker behovene til de aller fleste. Offline-funksjonalitet er robust. For de få tilfellene der spesifikke, avanserte Office-funksjoner er absolutt nødvendige, kan man vurdere enkeltstående Office-lisenser for de brukerne det gjelder, samtidig som resten av organisasjonen drar nytte av Google Workspaces samarbeidsfordeler.

2. Spesifikke funksjoner (f.eks. avanserte Excel-makroer, mail merge i Word):

   • Bekymringen: Visse spesialiserte funksjoner kan oppleves som manglende eller annerledes implementert.
   • Adressering: Google Workspace har sitt eget script-språk (Google Apps Script) som er ekstremt kraftig for automatisering og tilpasning. Mange "mail merge"-behov kan løses med tillegg eller Apps Script. Det er viktig å analysere hvilke funksjoner som er kritiske, og om det finnes fullgode (eller bedre) alternativer i Google-økosystemet.

3. Integrasjon med eldre bedriftssystemer:

   • Bekymringen: Noen frykter at Google Workspace ikke vil integrere like godt med eksisterende, kanskje eldre, interne systemer som er bygget rundt Microsoft-teknologi.
   • Adressering: Google Workspace har et omfattende sett med API-er og en voksende markedsplass for tredjepartsintegrasjoner. Mange moderne systemer tilbyr gode integrasjoner mot begge plattformer. En grundig kartlegging av integrasjonsbehov er nøkkelen.

Strategier for å håndtere funksjonsmangler uansett plattform

• Grundig behovsanalyse: Før du bytter, kartlegg nøyaktig hvilke funksjoner som er forretningskritiske, hvilke som er "nice-to-have", og hvilke som faktisk brukes. Ikke betal for funksjoner ingen har behov for.
• Vurder arbeidsflyter, ikke bare funksjoner: Noen ganger kan en litt annerledes arbeidsflyt i en ny plattform oppnå samme resultat mer effektivt, selv om en spesifikk knapp eller funksjon fra den gamle plattformen mangler.
• Fokus på kjernefunksjonalitet og brukervennlighet: For de fleste ansatte er enkel tilgang til e-post, kalender, dokumentredigering og fillagring, samt sømløs samhandling, viktigere enn avanserte nisjefunksjoner. Her skinner ofte Google Workspace.
• Pilotprosjekter: Test den nye plattformen med en representativ gruppe brukere for å avdekke eventuelle reelle funksjonsmangler før full utrulling.

Google Workspace: En komplett og moderne løsning for de fleste

For de aller fleste bedrifter tilbyr Google Workspace et komplett sett med verktøy som ikke bare dekker kjernebehovene, men også fremmer en mer moderne og effektiv måte å jobbe på. Fokus på skybasert samarbeid, AI-drevne funksjoner (som Smart Compose, Smart Reply, og avansert søk), og et intuitivt grensesnitt gjør det til et sterkt alternativ.

Er du usikker på om Google Workspace kan dekke dine spesifikke funksjonsbehov? Hos Akari kan vi hjelpe deg med en grundig analyse og demonstrere hvordan Google Workspace kan løse dine utfordringer og samtidig effektivisere hverdagen for dine ansatte.